Grâce à l’évolution de la technologie, on a désormais la possibilité d’effectuer la certification et la signature des documents PDF en ligne. Par manque de connaissance, des entreprises ont encore quelques doutes pour adopter la signature numérique dans leurs affaires. Toutefois, ce système offre plusieurs avantages pour une entreprise.
L’apposition d’une signature numérique sur un fichier PDF
Plusieurs étapes sont à suivre pour signer les documents PDF numériquement. Tout d’abord, téléchargez et installez un logiciel de signature électronique. Lancez ensuite la solution et importez le document PDF en cliquant sur « Ouvrir le fichier ». Pour ajouter la signature numérique à votre document, cliquez pour faire apparaître le menu « Protéger ». Après, vous n’avez qu’à cliquer et insérer ou tracer une image sur le document PDF où vous vouliez mettre la signature. Après avoir dessiné l’image, vous pourriez apercevoir sur la fenêtre l’option « Signer le document ». Pour l’ajout d’un identifiant numérique, vous devrez cliquer sur le bouton « Nouvel identifiant ». Cela devrait être effectué si c’est pour la première fois que vous ajoutez la signature. Il est recommandé de créer un nouveau ID dans le cas où vous n’auriez pas encore créé auparavant. Dès que vous l’avez effectué, la
solution Universign vous renvoie au procédé mentionné ci-dessus en employant votre ID de messagerie professionnelle ou personnelle.
Le logiciel à utiliser pour la signature numérique d’un fichier PDF
Pour la signature numérique d’un document PDF, il s’avère nécessaire d’utiliser un logiciel. En effet, afin que les documents signés par votre société soient plus esthétiques, vous devrez créer une vraie carte d’identité professionnelle. De ce fait, la signature qu’on apposera sur un document à signer serait suivie du nom de l’entreprise, ainsi que du nom et l’emploi du titulaire. Ces divers identifiants garantiront l’authenticité du document afin d’éviter l’usurpation d’identité. L’utilisation d’un logiciel pourvu de certification permettra de témoigner votre identité professionnelle. Pour plus de sécurité, vous pouvez également authentifier la signature d’un correspondant par le biais de ce logiciel.
Les divers avantages de signer un fichier PDF numériquement
Le recours à la signature de document PDF numériquement présente de nombreux avantages. Premièrement, c’est un moyen entièrement sécurisé et légal. Les documents PDF validés par la signature numérique sont inaltérables. La signature elle-même n’est pas falsifiable, car elle est complexe et unique. En outre, signer un document PDF numériquement permet à une entreprise de gagner du temps considérablement. La signature et la transmission des documents sont plus rapides puisque ces derniers sont stockés dans un système Cloud ou dans des disques durs et qu’ils s’affichent seulement en quelques clics. Pour finir, ce système vous permet d’économiser en papier et de réduire les frais liés aux impressions et à la maintenance des imprimantes.