La signature électronique est légale en France depuis quelques années. Contrairement à une signature manuscrite, vous pouvez également signer un contrat en ligne avec vos partenaires sans avoir à vous déplacer. Son usage repose sur des raisons impérieuses qui lui donnent de l'importance. On vous invite à découvrir ce mécanisme en France dans ce mini guide.
Signature électronique, qu'est-ce c'est ?
En effet, derrière cette question basique se cache une application que bon nombre de gens utilisent en ce moment et qui peut prêter à confusion. Non, la signature numérique ne signifie pas lire votre propre signature ou signer un gribouillis illisible sur un appareil mobile. Cet outil est un processus juridique et technique permettant aux personnes de consentir et d'approuver des documents numériques. Ce n'est ni un dessin ni une image. C’est un mécanisme qui se doit suivre les normes et les conditions fixées par les autorités françaises et européennes. Une signature en ligne n'a rien à voir avec une signature manuscrite. Votre nom est en fait une série de chiffres associés au dossier et à un individu particulier.
Quels documents pouvez-vous signer avec la signature numérique ?
Avec ce détour pratique et très utile, vous avez la liberté de mieux cibler vos exigences au-delà des documents qui sont susceptibles d’être légalement signés avec une signature électronique. La liste n'est peut-être pas exhaustive, car elle contient de nombreuses options. Les signatures numériques peuvent aider dans de nombreux domaines :
- Ressources humaines
- Assurance
- Immobilier
- Commercial
- Bancaire
- Juridique
Vous pouvez alors signer en toute sécurité tous les contrats de votre secteur, s'ils sont déjà dématérialisés.
La signature électronique, comment ça marche ?
Après ces écarts élémentaires, on passe à la question fondamentale de cet article. Plus précisément, lorsque vous engagez un signataire de signer un document, vous recevez un e-mail vous dirigeant vers le document que vous souhaitez signer. Après avoir lu ce document, le signataire le signe, en vérifiant d'abord son identité avec un code SMS transmis à son téléphone. Une fois le processus terminé, on vous informera par e-mail que le document a été signé. Alors, les fichiers signés seront à la disposition de vos clients.
Chez un spécialiste de la signature électronique, il existe d'autres méthodes d'authentification si votre signataire ne possède pas de smartphone.
• Vous pouvez vous servir de votre téléphone d'abonnement fixe pour contacter le serveur vocal qui saisira le code que vous souhaitez insérer.
Même avec une signature numérique plus avancée, l'identité de la signature doit être vérifiée. Plus précisément, il va recevoir un courrier vous demandant de fournir son identifiant. Cela sera vérifié automatiquement avec un contrôle de cohérence, qui comprend :
• Cohérence MRZ
• Cohérence globale des caractéristiques de sécurité visuelles
• Date d'entrée en vigueur du CNI
Une fois l’auto-vérification et la confirmation d'identité terminées, le signataire recevra un e-mail pour procéder à la signature des fichiers.