L’envoi électronique de factures a été imposé aux fournisseurs par le secteur public depuis 2017. Suite à cela, le secteur privé a suivi ce processus et de nombreuses entreprises ont décidé de passer à la dématérialisation. Mais les données traitées sont-elles fiables dans ce processus numérique ?
La dématérialisation, c’est quoi ?
La dématérialisation est une solution informatique pour les entreprises et les structures administratives qui implique la transformation du processus de gestion et de manipulation des documents. Il ne s’agit donc pas seulement de se détacher du format papier mais d’une transition numérique nécessitant de nombreux changement. Il peut s’agir d’une dématérialisation des documents, une dématérialisation des échanges et une dématérialisation des processus métier. Pour respecter la norme de gestion documentaire, il faut numériser un support papier. Il existe deux types de dématérialisation à savoir : la dématérialisation dite duplicative et celle dite native. La première consiste à effectuer une copie en format électronique des documents qui existent déjà en version papier. Tandis que la seconde permet d’obtenir les documents immédiatement en version électronique.
Pourquoi passer à la dématérialisation ?
Pour les entreprises, la dématérialisation est un processus incontournable face aux volumes croissants des documents papiers manipulés tous les jours. Elle permet de gagner du temps lors de la recherche d’informations. À tout moment et en tout lieu, les documents peuvent être consultés, partagés, traités et archivés facilement. Ensuite, les coûts de traitement sont réduits en l’absence de stockage, affranchissement, photocopie, impression, etc. Grâce aux différentes plateformes de partage, l’entreprise pourra assurer une meilleure gestion de ses relations avec ses partenaires et clients. Un des avantages de la dématérialisation également est la réduction des délais de traitement. Cet aspect est très important puisqu’une entreprise se doit notamment d’être plus réactive dans un environnement concurrentiel.
Quelles solutions pour sécuriser les données ?
Pour fiabiliser les documents électroniques, plusieurs dispositifs doivent accompagner la dématérialisation. Tout d’abord, il y a la signature électronique, qui pour être légale, doit être conforme au règlement eIDAS. Non seulement elle permet d’identifier le signataire, mais elle garantit également l’intégrité du document. Ensuite, selon encore ce règlement, le cachet électronique permet de sceller les documents. Ce cachet est notamment la version électronique du tampon de l’entreprise. L’horodatage s’ajoute aussi à ces dispositifs pour donner une date et une heure précise à la signature du document. À part cela, des copies fiables des documents doivent être conservées durant les durées de prescription légale pour des raisons juridiques.