Avec la dématérialisation, les documents échangés au sein des entreprises sont maintenant en version numérique. Ils comportent des heures et des dates de références. L’horodatage de document électronique garantit en effet une fiabilité et une intégrité.
Horodatage électronique : de quoi s’agit-t-il ?
L’horodatage électronique est l’association à des données d’une heure et d’une date fiables et précises. Dans les processus de dématérialisation au sein des entreprises, l’application de ce procédé se voit dans nombreux cas.
Universign, le prestataire français de services de confiance vous offre cet outil qui est vraiment utile pour dater une facture électronique et garantir des heures de transactions avec les ventes et achats. Elle prouve autrement l’existence d’un document et certifie la date d’une signature électronique. L’horodatage peut autrement se servir d’une validation de la réception d’un courrier électronique. Avec lui, les délais légaux de la conservation et l’archivage d’un document sont bien respectés.
Pourquoi horodater des documents ?
L’horodatage certifié garantie la conformité et la sécurité des documents. Il constitue une preuve confirmant que la date enregistrée est bien exacte, fiable et précise. Il garantit aussi l’intégrité des documents. L'horodatage atteste en effet que le document n’a jamais été modifié ultérieurement. Ce procédé dispose d’une valeur juridique. En cas de litige juridique ou de contestation, il constitue une preuve irréfutable. Avec l’horodatage, il est possible de tracer l’ensemble des actions effectuées au document au cours de son traitement. La fiabilité de la date et l’heure des signatures, de l’émission et de la réception du document est certifié par le cachet. L’horodatage électronique d’un document garantit par ailleurs la conformité autant des transactions que des documents. Pour toutes ces raisons, il est très prisé par les entreprises. Son application se voit notamment dans les signatures électroniques, les bulletins de paies et les factures numériques.
L’horodatage numérique : dans quelles situations l’utiliser ?
Dans le cadre de création ou d’innovation, l’utilisation de l’horodatage numérique constitue une protection. L’horodatage peut dans cette situation, prouver l’antériorité du nouveau concept créé ou innové. Son utilisation peut aussi s’appliquer pour la certification de n’importe quel type de document. Il peut s’agir d’une facture électronique, d’un courrier, d’un email ou encore d’un contrat. L’horodatage peut être par ailleurs, dans le respect de la RGPD, une preuve du consentement des utilisateurs. Dans le cadre des ventes et achats, il peut garantir les heures de transactions. Dans certains cas tels que l’arrêt de travail et le télétravail, il est une preuve de la présence des employés. Dans le contexte de dématérialisation, l’horodatage reste primordial pour assurer une intégrité optimale. Il garantit que le document en vigueur n’a jamais été modifié.